Redactie 
In deze serie proberen we je op verschillende gebieden te helpen met het opstarten van je fotografiebedrijf. Benieuwd naar de andere artikelen? Die kun je hier vinden.
Meer leren? Volg dan de Zoom Academy cursus Professioneel fotograaf worden!
Waarom is de factuur niet betaald?
Als een klant de factuur niet binnen de gevraagde termijn betaalt, kan dat verschillende redenen hebben. Zo kan het zijn dat de factuur ergens is blijven liggen, of door een storing in het mailsysteem niet goed is aangekomen. Het kan ook dat iemand van de boekhouding bijvoorbeeld op vakantie is, of dat de administratie wat achter loopt. Verder kan het natuurlijk ook zo zijn dat de klant in tijdelijke geldnood zit.
Ga van het positieve uit, anders gaat het ten koste van je energie én de goede relatie met je klant. Wordt een factuur niet betaald, dan is een positieve benadering meestal de meest effectieve manier om je geld alsnog te krijgen.
Stappenplan voor als de factuur niet wordt betaalt
Als de betalingstermijn voor een factuur is verstreken en de klant je factuur niet heeft betaald, zijn er een aantal stappen die je kunt ondernemen. Hieronder sommen we een kort stappenplan voor je op.
Stuur een herinnering
Als een factuur niet is betaald, begin je in eerste instantie altijd met een herinnering. Houd deze vriendelijk en zakelijk. Dit is gewoon een simpele herinneringsmail die je eigenlijk automatisch kunt versturen als een factuur na de betalingstermijn nog niet is betaald. Meestal is het probleem hiermee al opgelost en staat het geld snel op je rekening.
Neem contact op
Is de factuur nog steeds niet betaald, dan is het goed om eerst even contact op te nemen met je opdrachtgever of klant. Bel ze eens en vraag hoe het zit met de niet-betaalde factuur. Hebben ze hem wel ontvangen? Wanneer kun je de betaling verwachten? Maak tijdens dit gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak vervolgens direct schriftelijk, bijvoorbeeld via de mail.
Stuur een aanmaning
Als je na een eerste herinnering en het opnemen van contact nog geen succes hebt, is het tijd om een aanmaning te sturen. Ook nu is het belangrijk: blijf beleefd. Natuurlijk ben je gefrustreerd, maar wanneer je die frustratie uit, wordt het communiceren en het bereiken van een overeenkomst alleen maar lastiger. Als je een aanmaning stuurt, stuur je nogmaals de betalingsherinnering, samen met een brief. In die brief leg je kort uit wat er momenteel gaande is en vertel je dat, als de opdrachtgever nog steeds weigert te betalen, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen. Zo weet je klant en opdrachtgever heel goed wat er gaat gebeuren als de factuur niet wordt betaald.
Schakel een incassobureau in
Je kunt ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen als je factuur nog steeds niet betaald is na de vorige stap. Een incassobureau gaat aan de slag met het nogmaals sturen van herinneringen. Je kunt ook een deurwaarder op pad sturen. Vaak maken dit soort officiële stappen best wat indruk en betalen debiteuren dan een stuk sneller. Vergeet niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor rekening van de opdrachtgever komen.
Stap naar de rechter
Het komt gelukkig niet vaak voor, maar in het uiterste geval kun je naar de rechter stappen. Je stuurt dan een dagvaarding waarmee je de klant voor de rechter daagt. In zo’n dagvaarding staat gedetailleerd wat je eist, de onderbouwing van die eis en de bewijzen waarover je beschikt. Voor het opstellen van zo’n dagvaarding kun je natuurlijk een juridisch adviseur inschakelen.
Handige verzekeringen
Er zijn een paar verzekeringen die handig kunnen zijn in dit soort gevallen. Loop je om de een of andere hoger risico, dan kun je ervoor kiezen om één of allebei deze verzekeringen af te sluiten. Zo kun je een kredietverzekering afsluiten. Hiermee verzeker je jezelf tegen de risico’s van onbetaalde facturen. Deze verzekering wordt ook wel een debiteurenverzekering genoemd.
Een rechtsbijstandverzekering kan in veel gevallen handig zijn, ook als je klant niet betaalt. Deze dekt onverwachte juridische kosten, bijvoorbeeld de kosten die je maakt als je naar een rechter stapt omdat je factuur niet wordt betaald.
